Planification, schématisation et futur

Pour bien comprendre le futur, il faut comprendre le présent. Dans 5 ans, je ferai probablement la même chose que maintenant, mais dans un environnement différent. Voici l’instantané de mon profil de conseiller en site Web à l’Université du Québec à Rimouski, en octobre 2008:

Ce schéma fonctionne dans le cas d’une entreprise où les clients sont à l’interne. Sa beauté réside dans son potentiel d’abstraction. Pour l’adapter selon la spécificité d’un projet, il suffirait :

1. d’ajouter ou de supprimer des fonctions ( ou, dans mon cas, des processus);
2. de modifier les variables de l’environnement et celles des stratégies d’entreprises et;
3. de paramétrer les relations entre les individus des groupes Équipe, Client ou bien Fournisseurs.

Voici quelques considérations sur la spécificité de mon cas :

Diversification du travail — Je gère l’équipe dont je fais parti. J’ai des coéquipiers ou des collaborateurs à l’interne pour effectuer certaines tâches, mais je dois ultimement diversifier mon travail et accomplir plus qu’une tâche. Je peux assumer jusqu’à 6 rôles différents. Le fait d’avoir des budgets de moins de 50 000 $ par année (en plus de mon salaire) me permet — m’oblige? — de le faire.

Équipe et hiérarchie — L’ordre est dans le travail et non pas dans les personnes : les techniciens, les professionnels et les étudiants sont sur le même niveau. Deux des membres de l’équipe sont des étudiants contractuels alors que le troisième provient du Service des technologies de l’information de l’université.

Clients internes — Je produis et je maintiens des sites de contenus (et non pas de sites applicatifs) pour les divers secteurs de l’université. Même si je travaille au public et que tous mes clients sont à l’interne, j’ai une approche entrepreneuriale comme si je travaillais à mon compte. Lorsque les sites sont mis en place, les clients doivent en maintenir l’information en fournissant un édimestre. Les clients doivent passer par moi avant de passer par les membres de mon équipe, mais je peux passer directement par leurs édimestres.

L’importance des fournisseurs — J’aime beaucoup travailler avec des fournisseurs. Ils complètent des besoins ponctuels de production qui coûteraient trop cher en salaires permanents en plus de me donner une rétroaction externe sur mes projets. Mes clients ne travaillent pas directement avec les fournisseurs : ils passent par moi.

Stratégies — Je dois absolument adapter mon offre de service selon les valeurs des stratégies d’affaires des clients. Je ne peux pas, par exemple, conseiller les gens du Service aux étudiants de la même façon que ceux du Doyen des études de cycles supérieurs et de la recherche ou que ceux du recrutement étudiant. Je dois cependant m’assurer que les stratégies de mes clients s’harmonisent avec les stratégies de l’Université en général.

Environnement interne — Je gère des processus, mais je travaille dans un environnement universitaire fonctionnel. Puisque mes clients sont à l’interne, il faut que :

• je conserve une dimension fonctionnelle dans l’organisation des projets (avec les clients, dans la planification des budgets, dans la participation aux comités);
• je respecte les politiques et les conventions de l’UQAR;
• je tiens compte du contexte de relations patronales-syndicales;
• j’adapte les technologies du Web aux technologies de l’information qui sont déjà en place.

De plus, l’UQAR est située à Rimouski, mais elle possède aussi un très beau campus à Lévis. Il faut tenir compte de cette décentralisation dans l’ergonomie des structures informationnelles de son site, car il n’est pas rare qu’un client possède un édimestre à Rimouski et un édimestre à Lévis.

Environnement externe — Puisque l’UQAR est située au Québec, Canada, il faut respecter des lois gouvernementales en ce qui a trait au recrutement, à l’équivalence d’acquis, à l’accessibilité, etc. Des facteurs géographiques, politiques, économiques et démographiques doivent être analysés afin de favoriser le recrutement étudiant ou les collaborations en recherche. Les changements perpétuels des technologies du Web et le renouvellement des habitudes des internautes obligent à mettre en place un système de veille stratégique qui favorise l’adaptation. Il faut aussi tenir compte de l’offre de service des universités concurrentes au Québec et sur le Web en général.

Créer de la valeur

Cinq ans, c’est une éternité dans mon domaine, mais bon, si je suis encore à l’UQAR, j’espère que j’aurai réussi à créer de la valeur et à rendre nécessaire l’embauche d’une ou deux personnes supplémentaires. Il est à noter que je préfèrerai toujours gérer une petite équipe diversifiée plutôt qu’une grosse équipe cloisonnée. Jusqu’à un certain point, j’aime mieux que deux tâches soient partagées par la même personne plutôt que d’engager deux personnes pour ces tâches. Cette préférence rendra beaucoup plus difficile le recrutement des membres de mon équipe, car elle nécessite des compétences diversifiées.

Puisque l’environnement du Web change si rapidement et que les facettes de son savoir sont denses et multiples, j’aurai peut-être tendance à favoriser l’organisation virtuelle et la distribution du travail à des fournisseurs contractuels, car ceux-ci peuvent se spécialiser là où c’est impossible pour l’organisation. C’est qu’il y a des limites aux connaissances verticales qu’un employé généraliste peut atteindre. En ce sens, je ne suis pas certain que l’organisation doit recruter plusieurs personnes supplémentaires, même si le site Web permet un accroissement de valeurs.

À mon sens, il serait extrêmement important que le gestionnaire de l’équipe du Web engage un penseur vertical qui se concentre sur la recherche, les collaborations entre universités et la planification stratégique. Ce penseur pourrait être un auxiliaire de recherche qui ne fait pas nécessairement partie de l’équipe permanente, mais une chose est sûre : il est dangereux de mettre en place une équipe en ne considérant que l’aspect production d’un projet.

De plus, une organisation dont les clients sont à l’interne, aura probablement avantage à responsabiliser davantage les clients. Dans un contexte où un guide de normes Web a clairement été établi et que des processus de contrôles ont été mis en place, peut-être que les clients pourraient faire affaires directement avec les fournisseurs. Dans le même sens, j’aurais tendance à promouvoir le recrutement et l’accroissement du personnel du côté des clients plutôt que du côté de l’équipe. Le gestionnaire Web de l’université pourrait être responsable du travail de ces nouvelles ressources même si elles ne font pas parties de son équipe, un peu comme dans le cas des édimestres. Ce travail pourrait être coordonné dans le cadre d’une organisation cellulaire, mais la hiérarchisation fonctionnelle du monde universitaire pourrait défavoriser ce type d’organisation.

Il sera finalement important d’améliorer les programmes de formation des édimestres afin que ceux-ci s’approprient davantage la technologie qu’ils utilisent et qu’ils comprennent mieux les enjeux de leurs responsabilités.

La photo provient du site de la collection Flickr de modern_fred (Frederick Barr)