L’implantation d’un nouveau système d’information

Mettre en place un nouveau système d’information n’est pas une chose facile.  Voici 5 facteurs qu’il ne faut pas oublier quand vient le temps d’implanter un nouveau système dans une organisation.

1) Participation et influence de l’utilisateur

Il est important de faire participer les utilisateurs avant même de mettre en production les nouveaux systèmes. Cette participation des utilisateurs renforce le fait que le système d’information qui sera mis en place leur appartient et qu’il ne leur sera pas imposé. Puisque ce sont eux qui utiliseront le nouveau système, il est important qu’ils puissent émettre des commentaires et des recommandations avant qu’il soit mis en place. Même si toutes les recommandations des utilisateurs ne peuvent pas être réalisées, il est possible que certaines d’entre elles soient très justifiées, bien qu’elles soient passées inaperçues au regard des concepteurs du système. En fait, la participation des utilisateurs donne une évaluation pratique du système théorique conçu par les développeurs, en plus de favoriser la transition vers le nouveau système. On appréhende beaucoup plus ce qu’on ne connaît pas que ce qu’on connaît déjà.

2) Soutien de la direction

Un système d’information qui n’a pas le soutien de la direction est comme un joueur d’hockey qui n’a pas de bâton. Le soutien de la direction crédibilise un projet et le rend plus important, tant au niveau des développeurs que des utilisateurs d’un système. C’est toujours plus important quand ça vient d’en haut que quand ça vient d’en bas. Il est important que la direction d’une organisation priorise les changements qu’entraîne un nouveau système si elle veut que ses employés suivent le pas. Mettre en place un nouveau système sans signifier aux employés qu’il est important qu’ils prennent le temps d’adapter leurs habitudes et leurs méthodes de travail est un non-sens. Il faut faire face au changement en parlant des changements, au lieu de fermer les yeux pour se complaire dans le laisser-faire. Finalement, le soutien de la direction facilite le déblocage des fonds et des ressources nécessaires à la mise en place de la nouvelle solution.

3) Niveau de complexité / risque

Il est important d’évaluer l’envergure du projet, sa structure et le niveau d’expérience des employés qui sont chargés de sa mise en oeuvre. Selon Xia et Lee (2004), 50% à 75% des projets à grande envergure échouent, car ils sont trop complexes et difficiles à gérer. Au lieu d’implanter les projets complexes à l’échelle de toute l’organisation, il est souvent préférable de procéder par étapes, surtout si le nouveau système influence directement les processus d’affaires et touche à plusieurs lignes d’affaires et à plusieurs fonctions de l’entreprise. Les projets qui ont des objectifs clairs et structurés sont beaucoup plus faciles à mettre en place que ceux dont les buts demeurent flous. Il est souvent plus utile de prendre le temps de concevoir les exigences d’un nouveau système, plutôt que d’en perdre à toujours changer d’idées lors de la mise en production. Finalement, il est toujours plus risqué de mettre en place un système dont les employés ne sont pas familiers avec la technologie que le contraire. Pour favoriser le succès de tels projets, il est préférable qu’une organisation prenne le temps de former ses employés ou qu’elle engage de nouveaux employés ou des fournisseurs externes.

4) Processus d’implantation / ressources humaines

Entre 30 % à 40 % des projets technologiques sont mal gérés, coûtent plus cher que prévu, prennent plus de temps à être mis en place et ne livrent pas toutes les fonctionnalités et les bénéfices escomptés (Keil, Mann et Rai, 2000). Trop souvent, les gestionnaires de projets ne connaissent pas assez les technologies des systèmes qui doivent être mis en place et sont biaisés par l’enthousiasme des développeurs (interne ou externe) qui leur offrent leurs services. Cette méconnaissance se répercute dans le nombre de ressources engagé pour effectuer les tâches du développement. On croit à tort que plus de ressources humaines peuvent nécessairement accomplir plus de travail pour une période de temps déterminée. Mais on oublie que les ressources possèdent des degrés différents d’expertises qui influencent directement la quantité de travail qui peut être effectuée par l’ensemble des ressources. En d’autres mots, une équipe de hockey qui comporte 5 joueurs professionnels sera fort probablement plus performante qu’une équipe constituée par 5 professionnels et 5 recrues. Une meilleure gestion des connaissances des technologies d’un projet à mettre en place est nécessaire pour en assurer le succès de son implantation.

5) Formation des utilisateurs

Malheureusement, la gestion du changement est trop souvent prise à la légère dans l’implantation des nouveaux systèmes d’information. La majorité du budget des nouveaux systèmes est souvent dépensé pour le développement et l’implantation des nouveaux systèmes. Quand vient le temps de former les utilisateurs des systèmes, il faut souvent couper les coins ronds, de sorte qu’on se retrouve souvent avec de beaux systèmes qui ont coûté cher, mais que les membres de l’organisation ne savent pas utiliser et dont les avantages concurrentiels ne sont pas maximisés. Prévoir du budget et du temps pour former les utilisateurs des nouveaux systèmes est primordial au succès du processus d’implantation d’un nouveau système.

Est-ce qu’il y a d’autres facteurs que vous considérez importants pour assurer le succès de l’implantation d’un nouveau système d’information dans une organisation? Des expériences d’implantation de systèmes à partager? N’hésitez pas à laisser vos  commentaires.

Le détail de l’étude de Study after Velazquez’s Portrait of Pope Innocent X Painting de Francis Bacon provient du blogue de Fark Yaralari